Administrador de fincas y sus funciones

Administrador de fincas

Es difícil para la sociedad identificar al Administrador de fincas como profesional. Seguramente, si hiciésemos una encuesta sobre nuestras funciones, nos sorprenderían las respuestas.

El administrador de fincas es una profesión de reciente creación. Sólo es a partir de 1968, tras el Decreto 693/1968 de 1 de Abril, cuando se crea el Colegio Nacional Sindical de Administradores de Fincas. A pesar de lo anterior, sólo llevamos 31 años como profesión regulada.

Administrador de fincas no es una actividad meramente mercantil, ya que se requiere la aplicación de ciertos conocimientos. Somos una profesión que nace por una necesidad social.

En Asesoría Jurídica Online puedes contratar a un administrador de fincas diferente. Contacta con nosotros y cambia tu comunidad.

NATURALEZA DEL CARGO 

Hay principios unos principios básicos para un administrador de fincas:

Confianza

Es un elemento clave y que nos diferencia. Esto se debe a la relación personal y directa entre profesional y la Comunidad. Posiblemente os preguntaréis si está confianza se pierde al ser online. Mucho más lejos de eso, la mejora. Es una confianza donde el administrador, al ser online, está siempre disponible. La relación es cercana y se establecen muchos menos conflictos que de forma presencial.

Intermediación

Es una función objetiva y subjetiva. Puede ser a través de la representación, como mandato o como arrendamiento de servicios.

La Gestión

Se encargan de llevar toda la gestión económica, de control, incidencias, etc. La ejecución de la gestión, es lo que más ha evolucionado a lo largo del tiempo y que es imprescindible para garantizar la necesidad de la profesión.

MANDATO O ARRENDAMIENTO DE SERVICIOS

Son pocas las profesiones que tienen un mandato tan claro como la nuestra. Este mandato nace tras la ley que regula la Propiedad Horizontal.

El concepto y funciones de Administrador de fincas ha evolucionado, y nosotros con él. Por eso creemos que digitalizar la Comunidad es el siguiente paso. Creemos que el servicio online ofrece lo que hoy en día necesitamos. Un servicio que pueda darnos la facilidad de conocer toda la información de mi comunidad, sin necesidad de ir a la oficina del administrador de fincas, o teniendo que esperar a la reunión anual para obtenerlos.

Creemos que lo más revolucionario de esta nueva forma de administrar fincas, son las reuniones totalmente online, donde ya no es necesario reunirse en el rellano del edificio, o en una sala con las sillas contadas, si no que estando en nuestra casa, o haciendo nuestras cosas del día a día, podremos conectarnos a la reunión de vecinos.

Dentro de nuestro cargo como Administrador de Fincas, es complicado determinar el tipo de contratación. Os muestro la diferencia que separa una forma y otra:

Contrato de Mandato

Este tipo de contrato, está regulado en el Código Civil en sus artículos 1.709 y siguientes. Esta Ley dice que por su condición de mandato representativo y de gestión, el administrador podría ser revocado sin indemnización, ya que el mandato es por esencia un negocio jurídico de carácter revocable.

Arrendamiento de Servicios

Es la postura que utilizan mayormente las resoluciones jurídicas. Una de las diferencias claras está en que el mandatario actúa por su cuenta y riesgo, mientras que el otro contrato, está sometido a las decisiones de su cliente, en este caso la Junta de Propietarios. Por ello entendemos que se entienda la profesión de Administrador de Fincas como un arrendamiento de servicios.

FUNCIONES GENERALES DEL ADMINISTRADOR 

Va mucho más allá de cobrar recibos, pagar facturas y presentar cuentas. Las funciones son las siguientes:

Gestión Integral

Regulada por el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Debe velar del funcionamiento de los inmuebles, relaciones entre comuneros y con la Comunidad. Deberá de elaborar un plan de gastos, cobro de cuotas, atender la conservación y mantenimiento de la finca y ejecutar los acuerdos de la Junta de Propietarios.

Asesoramiento

Las funciones realizadas tras tener que aplicar las normas tanto estatal como autonómica, suponen que el administrador se convierta en un asesor técnico y especialista en la aplicación de la materia. No sólo para gestionar la contabilidad, ejecutar acuerdos, sino para asesorar, aconsejar, recomendar, analizar, estudiar y conducir cada una de las decisiones de nuestras Comunidades. 

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS 

Cada finca es un mundo, y por ello, no todas se administran igual. Hay funciones específicas para cada una de ellas que hay que tener en cuenta.

FINCAS RÚSTICAS

En las fincas rústica se gestiona el patrimonio de la misma, tanto en propiedad como en arrendamiento, aparcería, subvenciones de agricultura e intermediación de compraventa de las fincas. 

FINCAS URBANAS

Dentro de las fincas urbanas, nos podemos encontrar con la Administración Horizontal o Administración vertical. Vamos a ver que trata y que se gestiona en cada una de ellas:

Administración Horizontal

Es la encargada de administrar la Comunidad de Propietarios, regulada específicamente por la Ley de Propiedad Horizontal.

Corresponde al administrador, según el artículo 20 de la LPH:

  • Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios y hacer, a estos efectos, las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
  • Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
  • Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
  • Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
  • Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la Comunidad.
  • Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta. 

En la práctica, hay que hacer las siguientes puntualizaciones 

  • El administrador tratará de que se cumpla lo prevenido en el título constitutivo, estatutos y reglamento interno, así como aquellos acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios. Evidentemente, el administrador no debe inspeccionar la finca constantemente, ya que eso significaría que tendría que vivir allí. El control lo hará a través de inspecciones periódicas, indicaciones del conserje o portero de la finca, y si no hubiera dicha figura, a través del presidente u otros miembros de la Junta Directiva de la Comunidad.
  • Se encargará de que los empleados cumplan bien su cometido, así como que las instalaciones del edificio funcionen correctamente. Será imprescindible una buena comunicación entre el administrador y la Junta directiva.
  • Confeccionara un presupuesto de gastos e ingresos para la creación de cuotas.
  • Presentará periódicamente una liquidación, que serán discutidas en la Junta Ordinaria de la Comunidad.
  • Atenderá la conservación y mantenimiento del edificio, haciendo las obras y reparaciones necesarias y urgentes con los fondos de la comunidad. Inmediatamente deberá dar cuentas de su ejecución. Igualmente, se aconseja siempre solicitar presupuesto para cometer las obras y someterla a votación en la Junta de Propietarios.
  • En muchos casos, el administrador también es Secretario de la Comunidad, por lo que es el encargado de redactar el Acta de las Juntas Ordinarias o Extraordinarias que se celebren, así como de expedir certificaciones de los acuerdos adoptados. De igual forma, deberá custodiar la documentación de la comunidad, teniéndolo siempre a disposición de los propietarios. 

Administración Vertical

Es la gestión de fincas en arrendamiento, tanto de viviendas como de locales. Está regulada por la Ley de Arrendamientos Urbanos 29/1994 que entró en vigor el 1 de enero de 1995. Es importante tener en cuenta la Ley de Arrendamientos Urbanos de 1964, puesto que sigue existiendo contratos anteriores a la reforma.

Las funciones más frecuentes, son:

Gestión de cobros y pagos

Cobrar alquileres y efectuar pagos correspondientes a las fincas administradas.

Liquidaciones Periódicas

Mensual o trimestralmente, se incluirán los alquileres cobrados a cada inquilino durante dicho periodo.

Aumentos

Efectuar los aumentos de las rentas.

Repercusiones por obras, servicios y suministros del inmueble e impuestos

Debe seguir los preceptos de la Ley y las condiciones en que se haya efectuado el contrato.

Subrogaciones y Cesiones

Debe verificar todos los supuestos de sucesión y comprobar que las notificaciones sean veraces y la subrogación o cesión procedente.

Traspasos de locales de negocio

Debe intervenir para que pueda defender los intereses del cliente.

Redacción y Firma de Contratos de Arrendamiento

Los clientes tienen la ventaja de que las cláusulas contendrán la previsión y regulación necesaria de todas las incidencias que pudieran producirse durante la vigencia del contrato.

Actualizaciones de Renta y Extinciones de Contrato aplicables tras la LAU 29/1994

Se tratan de actualizaciones de renta que tras la aplicación de determinadas reglas y del régimen de extinción de contratos sujetos a prórroga forzosa en la anterior legislación, siempre dependiendo de las fechas de contratación, rentas satisfechas, cantidades repercutibles y carácter de los arrendatarios. 

Otras Funciones del Administrador 

  • Gestión y Administración de Cooperativas.
  • Gestión de Patrimonios: Asesor de inversiones inmobiliarias y gestión de fondos inmobiliarios.
  • Complejos Inmobiliarios, Comunidades atípicas y Mancomunidades.
  • Derechos de uso compartido. Multipropiedad.
  • Centros Comerciales, Polígonos Industriales y similares.
  • Edificios Inteligentes.
  • Parques Temáticos, Campos de Golf, Puertos Deportivos, etc.

 

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